Экспертиза кадрового делопроизводства

Трудовые книжки, приказы, графики отпусков, табели — сотни документов на каждого сотрудника. Одна ошибка в оформлении, один пропущенный срок — и компания получает штраф, а работник — повод для суда. Экспертиза кадрового делопроизводства проверяет весь массив документов и выявляет нарушения до того, как они станут проблемой.

Группа компаний Нова проводит экспертизу кадрового делопроизводства для коммерческих организаций, бюджетных учреждений и арбитражных судов. Мы проверяем полный комплект кадровой документации на соответствие Трудовому кодексу, ГОСТам и архивному законодательству. Выявляем нарушения, оцениваем риски и даем рекомендации по исправлению.

Эксперт дает ответы на конкретные вопросы:

• Соответствует ли кадровое делопроизводство требованиям Трудового кодекса РФ?
• Имеются ли нарушения в оформлении, хранении и учете кадровых документов?
• Какие документы отсутствуют, а какие ведутся с ошибками?
• Какова сумма потенциальных штрафов при проверке ГИТ?
• Соблюдены ли требования к защите персональных данных?
• Правильно ли ведется воинский учет?
• Соответствует ли кадровый учет требованиям архивного хранения?

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение об оплате труда и премировании.
• Положение о защите персональных данных.
• Положение о командировках.
• Положение об аттестации.
• Коллективный договор (если есть).
• Наличие и правильность оформления.
• Соблюдение процедуры принятия (учет мнения профсоюза, если требуется).

• Штатное расписание (форма Т-3) — регулярность обновления, соответствие окладов.
• График отпусков (форма Т-7) — утверждение за 2 недели до года, фактическое исполнение.
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12/Т-13) — корректность заполнения, учет переработок.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
• Журнал учета проверок ГИТ (при наличии проверок).

• Наличие всех обязательных условий по ст. 57 ТК РФ.
• Правильность оформления срочных трудовых договоров.
• Наличие дополнительных соглашений на каждое изменение условий труда.
• Соответствие должностей штатному расписанию.
• Наличие договоров о материальной ответственности (если требуется).

• Приказы о приеме на работу (форма Т-1) — даты, основания, ознакомление.
• Приказы о переводе (форма Т-5).
• Приказы об увольнении (форма Т-8) — основания, даты, записи в трудовой.
• Приказы о дисциплинарных взысканиях.
• Приказы об отпусках, командировках, премировании.

• Правильность заполнения трудовых книжек и вкладышей.
• Своевременность внесения записей.
• Личные карточки (форма Т-2) — полнота и актуальность.
• Табели учета рабочего времени за последние 3 года.
• Отчеты СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ (сверка с кадровыми данными).

• Наличие документов по спецоценке условий труда.
• Проведение инструктажей (журналы, подписи).
• Медицинские осмотры (направления, заключения).

• Отсутствие графика отпусков или его утверждение с опозданием.
• Неправильное оформление срочных трудовых договоров.
• Отсутствие письменных объяснений при дисциплинарных взысканиях.
• Невыплата всех сумм при увольнении.
• Нарушение сроков выплаты зарплаты.
• Отсутствие дополнительных соглашений при изменении условий труда.
• Ошибки в трудовых книжках: неправильные даты, формулировки, отсутствие печатей.

• Подготовка к проверке ГИТ. Проверяем всё до прихода инспектора.
• Смена кадрового работника. Новый сотрудник хочет понять, что ему досталось.
• Трудовой спор. Работник оспаривает увольнение или требует выплат.
• Аудит перед сделкой M&A. Покупатель проверяет кадровые риски компании.
• Комплексная проверка бизнеса. Собственник хочет убедиться, что кадры в порядке.

• Штатное расписание (актуальное и за прошлые периоды).
• Трудовые договоры с дополнительными соглашениями.
• Приказы по личному составу.
• Трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек.
• График отпусков.
• Табели учета рабочего времени.
• Локальные нормативные акты.
• Расчетные листки (выборочно).
• Журналы инструктажей.

• Стоимость зависит от количества сотрудников и объема документов.
• Стандартный срок — от 10 рабочих дней. Срочная экспертиза — от 7 дней.

• Эксперты по кадровому учету и трудовому праву. Знаем ТК РФ, ГОСТы, практику ГИТ.
• Системный подход. Проверяем весь массив документов, а не отдельные позиции.
• Оценка рисков в рублях. Показываем, сколько могут составить штрафы.
• Рекомендации по исправлению. Даем план действий, а не просто перечень нарушений.
• СРО и 73-ФЗ. Заключения принимаются судами.

Какие штрафы грозят за нарушения в кадровом делопроизводстве?
По ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — до 20 000 руб., для юрлиц — до 100 000 руб. за каждое нарушение. При повторном — до 200 000 руб. Плюс возможна дисквалификация директора.

Можно ли проверить только определенный раздел кадрового учета?
Да. Можно заказать проверку трудовых договоров, приказов об увольнении, графика отпусков или воинского учета.

Что делать, если в ходе экспертизы выявлены нарушения?
Мы даем рекомендации по исправлению. Большинство нарушений можно устранить: издать недостающие приказы, оформить допсоглашения, исправить записи в трудовых книжках.